仕事の流儀 - FIFO

First In First Outは在庫管理の基本であり、原価計算法の1つなのは言うまでもない。「先入れ先出し」を徹底しないと消費期限の新しいものが古いものより先に出荷されたりして、企業に損失を与えるだけでなく、顧客からの信頼も失してしまう。

しかし今回フォーカスしたいのは仕事の進め方である。先入れ先出しは自分のこだわる仕事のやり方でもある。

「優先順位」にこだわる人は多いと思う。仕事には期限が差し迫ったものもあるし、上司や取引先から緊急の仕事を依頼される場合もあると思う。それらを優先的に行っていくと、「優先順位の低い」仕事はどんどんその「納期」が繰り下がっていき、気が付くとずいぶん先だった納期が迫っていて、慌てて作業に取り掛かったりする。急に優先順位が上がるわけだ。「気が付く」のならまだいい。優先順位が低いと「いつでもいいや」という気持ちが働き、放置している間に忘れてしまったりする。これが一番怖い。

仕事は日々新しい案件が沸き起り積もっていく。20件やらなければならないことを、今日10件さばいても明日新しい10件が発生するのだ。そうすると、優先順位も日々変わっていくことになる。放置されて忘れている仕事も溜まっていく。優先順位を考える時間も増えていく。であれば、降ってきた順に片っ端からさばいていく方が、精神的にも楽になる。もちろん上司の決裁待ちや、取引先からの返事待ちもあるだろう。しかし先に必要なボールを回しておけば、シュートはいつでも打てるのだ。ボールをしまい込んでいては、試合すら始まらない。

今の仕事はメールが起点になることが多いと思う。メールをざっと読んで面倒そうな仕事だと、あとでまたゆっくり読もう、と、一回読んだのに「未読」フラッグに戻したりする。この行動が時間のロスとなる。ざっと読んだなら、何かの行動に移したい。上司の確認が必要であれば、転送して確認を仰いだり、不明な点は返信して先にクリアにしておけば、あとは仕上げるだけだ。しかし「未読」に戻して「後でゆっくりやろう」と思っても、ゆっくりやる時間なんてないことの方が多い。結局は「放置」するのだ。

少しずつでも20件ある仕事を同時に進めていけば、急に上司から「あれどうなってる？」と急かされたり、取引先から「明日までに納品して欲しいんですわっ」と言われても、そこそこ対応出来るものだ。大抵「仕事が早い」と言われている人は、優先順位など考えずに片っ端から手を付けていく人なのではないでしょうか。仕事など「全てが最優先」だと思うのです。(個人の勝手なこだわりです)